Autor: joanna.krasinska

Od czego zależy cena ServiceNow?

Jednym z najczęstszych pytań, które pada podczas rozmów z klientami, jest to, które zadaliśmy w tytule tego artykułu. Ile właściwie kosztuje ServiceNow to kwestia, która budzi ogromne zainteresowanie. Ciekawość potęguje fakt, że ServiceNow nie podaje oficjalnie swojego cennika. Dzieje się tak dlatego, że jest on zmienny i uwarunkowany wieloma czynnikami. Zapytani, ile kosztuje ServiceNow, odpowiemy zatem, że to zależy.

Aby poznać szczegółowe koszty konfiguracji ServiceNow i jego wdrożenia, najlepiej porozmawiać z naszym konsultantem. Warto jednak pamiętać, że na ostateczną cenę wpływa sporo kluczowych zagadnień, które należy rozważyć. Oto najważniejsze z nich.

Cena ServiceNow zależy od tego, do czego jest Ci potrzebny

ServiceNow nie jest jednym, zamkniętym narzędziem – jest platformą, na której mogą być uruchamiane różne aplikacje. Są one pogrupowane w moduły, które odpowiadają na konkretne wyzwania i potrzeby organizacji – jak np. zarządzanie procesami IT, HR, Customer Service czy infrastrukturą IT. Większość firm wprowadza ServiceNow najpierw w zakresie IT Service Management, a po zakończonym sukcesem wdrożeniu decyduje się na rozszerzenie systemu o kolejne moduły. Odpowiedź na to, ile kosztuje ServiceNow, kryje się więc w kolejnym pytaniu, na które trzeba sobie odpowiedzieć – do czego będziesz wykorzystywać ServiceNow? Dopiero wiedząc, jakie problemy trzeba rozwiązać, możemy Ci zarekomendować konkretne moduły i określić ich ceny. 

Cena ServiceNow zależy od wersji modułu

Jeden moduł może występować w trzech wersjach – Standard, Professional, Enterprise. Różnią się ilością aplikacji, a co za tym idzie również ceną. Choć przygodę z ServiceNow firmy zaczynają na ogół od najprostszej wersji, zdarza się, że bywa inaczej. Wdrożenie każdej wersji wymaga podobnego nakładu pracy. Standard jest dobrym wyborem, gdy procesy w organizacji funkcjonują i są zdefiniowane, ale jeszcze za mało rozwinięte, by wprowadzić pełną automatyzację. W wersji Professional można korzystać już z bardziej zaawansowanych elementów takich jak AI, Virtual Agent, Robotic Process Automation. 

Cena ServiceNow zależy od modelu licencji

Każdy z modułów jest inaczej licencjonowany, co również ma wpływ na cenę. Istnieją dwa odmienne modele licencjonowania. Pierwszy z nich oparty jest o ilość użytkowników. Są oni podzieleni na trzy grupy, w zależności od pełnionej roli – są to:

• requester (osoba, która inicjuje wniosek)
• business stakeholder (akceptuje bądź odrzuca wniosek)
• fullfiller (realizuje wniosek). 

Licencja requestera, w odróżnieniu od pozostałych, jest bezpłatna. Drugi model licencjonowania (wykorzystywany m.in. w module IT Operations Management) oparty jest o ilość monitorowanych urządzeń. Zawsze należy najpierw zweryfikować sposób licencjonowania – dopiero na tej podstawie można określić, ile kosztuje w danym przypadku ServiceNow.

Cena ServiceNow zależy od instancji

ServiceNow jest rozwiązaniem cloudowym, oferującym dwie instancje – produkcyjną i nieprodukcyjną (developerską). Tej pierwszej używa się w organizacji na co dzień, druga jest miejscem, na której można eksperymentować, aktualizować i zmieniać system. Nowe i zmienione konfiguracje po sprawdzeniu można wgrać na instancję produkcyjną. Taki podział chroni system przed błędami i przerwami w działaniu. Klienci, którzy planują dużą ilość zmian, decydują się często na dokupienie dodatkowej instancji testowej. To również ma wpływ na ostateczny kształt ceny. Warto podkreślić, że na jednej instancji mogą działać różne moduły ServiceNow – np. IT Service Management  może funkcjonować obok HR Service Delivery. Aby pracownik miał dostęp do obu, musi mieć wykupione dwie licencje, gdyż dla każdego modułu jest osobny system licencyjny.

Cena ServiceNow zależy od integracji z innymi systemami

ServiceNow integruje się z systemami zewnętrznymi, takimi jak poczta, baza informacji o zasobach, użytkownikach lub inne bazy i systemy, do których przekazujemy dane. To również ma wpływ na koszty wdrożenia. ServiceNow w ramach platformy oferuje wiele gotowych integracji – w przypadku release Tokyo jest ich aż 173. To, do ilu dostęp ma klient, zależy od wybranego pakietu. Warto podkreślić, że aby dostosować ServiceNow do swoich potrzeb, zwykle nie potrzeba customizacji, czyli zmiany w kodzie, tylko  konfiguracji – to sprawia, że później w łatwy sposób można przeprowadzić upgrade systemu. ServiceNow jest tak skonstruowany, że upgrade odbywa się bezproblemowo. 

Cena ServiceNow jest stała w ramach miesięcznej subskrypcji 

Cena, podawana przez ServiceNow, dotyczy miesięcznego użytkowania. System dostępny jest tylko w modelu subskrypcyjnym. Klienci kupują licencję zazwyczaj na 3 lata, a w tym okresie mają gwarancję niezmienionej ceny. Najkrótsza długość kontraktu to 12 miesięcy. W cenie subskrypcji ServiceNow znajduje się dedykowana instancja ich data center wraz z szeregiem usług – całą obsługą bezpieczeństwa tej instancji, serwerami, przełącznikami sieciowymi, firewallem, systemami zabezpieczeń poczty, obsługą 24/7, archiwizacją i redundancją danych. Instancja klienta ma zawsze kopię zapasową w innym data center. Są one zbudowane w parach, w Europie są w Amsterdamie i Frankfurcie oraz w Londynie i Dublinie. Cena zawiera również obsługę maintenance. Kiedy tylko pojawi się upgrade, klient ma prawo do najnowszej wersji systemu, a co za tym idzie, do nowych funkcjonalności w modułach, za które zapłacił.

Cena ServiceNow to część większej zmiany biznesowej

Myśląc o kosztach ServiceNow, należy pamiętać, że jego wdrożenie nie powinno być odosobnionym ruchem, ale częścią transformacji biznesowej. Tego systemu nie wdraża się, aby robić to, co wcześniej, tylko w inny sposób, ale żeby wprowadzić zupełnie nową jakość. ServiceNow otwiera nowe możliwości w miejsce tych, które już nie działają. Jego wdrożenie oznacza zmianę sposobu pracy, uproszczenie, przebudowanie i automatyzację procesów. Jest to część większego procesu, jakim jest zmiana biznesowa, a ServiceNow jest nośnikiem tej zmiany. Zawsze uświadamiamy to naszym klientom, którzy często nie zdają sobie z tego sprawy. Oprócz wdrożenia systemu powinno się wydarzyć jeszcze wiele innych rzeczy – takich jak dyskusja w organizacji, komunikacja, przygotowanie na pojawienie się nowego narzędzia. Wtedy adaptacja jest dużo łatwiejsza, a sukces bardziej pewny.

Cena ServiceNow zależy od złożoności organizacji 

Aby zrozumieć, ile kosztuje ServiceNow, należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Jaki moduł wybieramy, w jakiej wersji, w jakiej ilości, w jakim zakresie będziemy go wdrażać oraz gdzie zaadresujemy zachodzącą zmianę biznesową – to zestaw pytań, które zadajemy klientowi przed przygotowaniem spersonalizowanej oferty i określeniem ceny. ServiceNow zawiera rozwiązania dla organizacji z niemalże każdej branży. To, czym zajmuje się firma, nie ma wpływu na cenę licencji, determinuje jednak inne rzeczy – wybór modułu, jego cenę oraz ostateczne koszty wdrożenia (np. wdrożenie IT Service Management jest o bardziej skomplikowane niż wdrożenie ERM). Istotnym czynnikiem jest też złożoność organizacji. Jeśli ma wiele oddziałów, trzeba zrozumieć specyfikę działania, a potem przeprowadzić w każdym z nich szkolenie. To sprawia, że zwiększają się koszty.

Cena ServiceNow zależy od zakresu wdrożenia

W SPOC mamy wypracowane praktyki wdrożeniowe dla klientów, rozpoczynających przygodę ze ServiceNow. Wyzwaniem jest określenie zakresu wdrożenia, który ma istotny wpływ na ceny. Warto na tym etapie zaufać partnerowi, który oceni potrzeby organizacji, zaproponuje najbardziej wartościowy produkt oraz zaplanuje fazę pierwszą wdrożenia. Często klienci, zafascynowani możliwościami, które daje ServiceNow, decydują się zbyt wiele funkcjonalności naraz.  Zachęcamy, by najpierw oswoić się z systemem, nauczyć się go, a dopiero potem myśleć o dodatkowych wymaganiach. Na podstawie naszych doświadczeń opracowaliśmy podejście wdrożeniowe Fast Track w obszarze ITSM (zazwyczaj to od tego modułu rozpoczyna się wdrożenie całego systemu) w określonym z góry zakresie i cenie. Takie podejście rekomendujemy klientom, którzy zaczynają swoją przygodę z ServiceNow.

ServiceNow to nie wydatek, to inwestycja

Rozmawiając o cenie ServiceNow, warto inaczej sformułować pytanie. Zamiast zastanawiać się, ile kosztuje ServiceNow, należy pomyśleć o tym, ile korzyści nam przyniesie. Zamiast postrzegać jego wdrożenie w kategorii kosztów, warto postrzegać go jak inwestycję, która ułatwi pracę i doprowadzi do dużych oszczędności – czasu, pracy i pieniędzy. Jeśli chcesz poznać szczegółową cenę konfiguracji i wdrożenia ServiceNow dla Twojej organizacji, nasi konsultanci chętnie przygotują dla Ciebie szczegółową ofertę. Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o tym, jak wdrożenie ServiceNow mogłoby wyglądać u Ciebie.