Ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo informacji zawsze były traktowane priorytetowo w działalności SPOC S.A. Dając przykład organizacji odpowiedzialnej oraz świadomej, zależy nam na należytym informowaniu Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Jesteśmy świadomi, iż informacja ma określoną wartość, należącą chronić w odpowiedni sposób. Mając na uwadze bezpieczeństwo Państwa danych, w niniejszym dokumencie przedstawiamy kluczowe informacje dotyczące podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, ich wykorzystywania oraz pozyskiwania.
SPOC S.A. z siedzibą przy ul. Szyperska 14, Poznań 61-754 zwana dalej „Spółką”.
Największy i najbardziej doświadczony partner ServiceNow w Polsce. Od 2010 roku SPOC obsługuje klientów dostarczając rozwiązania do zarządzania usługami i procesami biznesowymi.
Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których firma SPOC S.A. jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Odnosi się to zarówno do danych osobowych pozyskanych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. SPOC S.A. realizuje swoje obowiązki informacyjne w obu powyższych sytuacjach, określonych odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami.
SPOC S.A. jest administratorem procesów marketingowych (w tym zarządza kontami na portalach społecznościowych), IT (w tym systemami informatycznymi, w których gromadzone są dane osobowe, m. in. Kontrahentów), incydentami bezpieczeństwa, a także koordynuje procesy rekrutacji pracowników. Spółka obsługuje także strony internetowe www.spoc.pl i www.spoc.eu, w związku z tym koordynuje przetwarzanie danych osobowych przesyłanych przez formularze zawarte na stronie (np. w ramach formularza kontaktowego).
Pragniemy, by wszelkie informacje w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów, dla których je przetwarzamy, były zrozumiałe. Zachęcamy do zapoznania się ze spisem operacji przetwarzania danych osobowych przedstawionym poniżej.
Każda z osób fizycznych korzystających ze świadczonych przez nas usług drogą elektroniczną, bądź odwiedzających naszą stronę internetową, ma kontrolę nad danymi osobowymi, które nam przekazuje. Niniejszym informujemy, że pozyskane w ten sposób dane o użytkownikach ograniczamy do niezbędnego minimum, koniecznego do świadczenia usług na oczekiwanym poziomie.
W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Ciasteczka (ang. cookies) to niewielkie pliki danych informatycznych, zapisywanych i przechowywanych na komputerze, tablecie lub smartphonie przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. „Cookies” zazwyczaj zawierają nazwę strony, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu oraz unikalny numer.
Na stronie internetowej odwiedzającym będą prezentowane informację o plikach cookie zgodnie z przepisami prawnymi do czasu zaakceptowania/zamknięcia tejże informacji przez odwiedzającego. Dane o zaakceptowaniu informacji zostaną zapisane w plikach cookie na komputerze odwiedzającego.
Pliki cookies wykorzystywane są w celu:
W serwisie stosowane są dwa rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika.
W ramach serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies:
W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).
Informujemy, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych serwisu.
Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika serwisu, wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z nami reklamodawców oraz partnerów.
Odwiedzający stroną internetową SPOC S.A., mają możliwość kontaktu z firmą poprzez wypełnienie formularza kontaktowego. W ramach korzystania z formularzy konieczne jest, aby przekazali nam Państwo swoje dane osobowe. Dane te są przetwarzane tylko w ramach i w celu dla którego zostały podane i za Państwa wyraźną zgodą. Zgoda w zakresie formularzy kontaktowych jest wyrażona poprzez Państwa celowe działanie (tzw. zgoda konkludentna), czyli przesłanie formularza oraz podanie danych osobowych.
Na stronach https://spoc.pl/ i https://spoc.eu obecnie używamy tak zwanych Social Plugins („Plugins”): Facebook, Google+, LinkedIn i YouTube. Używamy przy tym tak zwanego rozwiązania dwukrotnego kliknięcia. Oznacza to, że podczas odwiedzania naszej strony, żadne osobowe dane użytkowników nie są przekazywane domyślnie dostawcom wtyczek. Dostawcę wtyczki można rozpoznać po logo. Zapewniamy możliwość bezpośredniego komunikowania się z dostawcą wtyczki za pomocą przycisku. Dopiero po kliknięciu przez użytkownika w zaznaczone pole i jego aktywacji, dostawca wtyczki otrzyma informację o jego dostępie do danej strony z ofertą naszego internetowego serwisu online. Po aktywacji wtyczki dane osobowe użytkownika przekazywane są do odpowiedniego dostawcy wtyczek i przechowywane na jego serwerach (w przypadku dostawców amerykańskich – w USA). Ponieważ dostawca wtyczek gromadzi te dane głównie za pomocą plików cookie, zalecamy usunięcie ich wszystkich za pomocą opcji w ustawieniach zabezpieczeń przeglądarki przed kliknięciem w szarą ramkę.
Nie mamy wpływu na gromadzone dane i procesy przetwarzania danych, jak również wiedzy na temat pełnego zakresu ich pozyskiwania, celu ich przetwarzania ani czasu ich przechowywania. Nie mamy również informacji na temat usuwania danych zgromadzonych przez dostawców wtyczek.
Dostawca wtyczki przechowuje zebrane dane od użytkownika/o użytkowniku w postaci profilu użytkownika i wykorzystuje je do celów reklamowych, badań rynku i/lub projektowania swojej witryny internetowej w oparciu o preferencje użytkowników. Taka analiza jest przeprowadzana (nawet dla użytkowników niezalogowanych) głównie w celu prezentowania reklam dostosowanych do indywidualnych preferencji i informowania innych użytkowników danej sieci społecznościowej o aktywności użytkownika na naszej stronie internetowej. Użytkownik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu wobec tworzenia tych profili użytkownika. W tym celu musi skontaktować się bezpośrednio z dostawcą danej wtyczki. Dzięki mechanizmowi wtyczek użytkownik ma możliwość integracji z sieciami społecznościowymi i innymi użytkownikami, a nam pozwoli to na poprawę naszej oferty i sprawienie, że będzie bliższa preferencjom użytkowników. Podstawa prawna korzystania z wtyczek określona została z § 6 ustęp 1 zdanie 1 (f) RODO.
Udostępnienie danych następuje niezależnie od tego, czy użytkownik posiada konto u dostawcy wtyczki i jest tam zalogowany. Jeśli użytkownik jest zalogowany na swoim koncie u dostawcy wtyczki, gromadzone na naszej stronie dane zostają przypisane bezpośrednio do konta użytkownika u dostawcy wtyczki. W przypadku naciśnięcia aktywowanego przycisku i np. udostępnienia strony dostawca wtyczki zapisuje również te informacje na koncie użytkownika i udostępnia je publicznie znajomym użytkownika. Zalecamy regularne wylogowywanie się po wyjściu z portalu społecznościowego, zwłaszcza przed aktywacją przycisku, ponieważ w ten sposób można uniknąć przypisania do profilu u dostawcy wtyczki.
Dalsze informacje na temat celu i zakresu gromadzenia danych oraz ich przetwarzania przez dostawcę wtyczki można znaleźć w polityce prywatności dostawcy wtyczki. Tam również podane są informacje o prawach użytkownika i ustawieniach umożliwiających ochronę prywatności.
Prezentowane na stronie zdjęcia i ikony są własnością SPOC S.A. lub pochodzą z banków zdjęć i ikon tj. Dreamstime, Freepik, Flaticon, lub zostały zakupione od agencji jako materiały na stronę.
Od osób fizycznych kontaktujących się z SPOC S.A., mających na celu uzyskanie informacji o ofercie, wyrażenie swojej opinii, uwagi, a także kontaktujących się z zamiarem zawarcia umowy, zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu.
Zwracamy się z prośbą o niepodawanie za pośrednictwem stron internetowych informacji zawierających szczególne kategorie danych osobowych, wymienionych w art. 9 ust. 1 RODO (informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej). W przypadku podania takich informacji z jakiegokolwiek powodu, będzie to oznaczać wyraźną zgodę na zbieranie przez nas i wykorzystywanie takich informacji w sposób określony w niniejszym dokumencie lub określony w miejscu, gdzie informacje te zostały ujawnione.
SPOC S.A. przetwarza dane osobowe swoich klientów i potencjalnych klientów. Wśród nich mogą znajdować się również dane osób kontaktowych po stronie klientów i potencjalnych klientów (ich pracowników). Tego typu dane osobowe są przetwarzane w systemach informatycznych, którymi posługuje się SPOC S.A., w tym w systemie CRM. Dane osobowe przetwarzane na te potrzeby obejmują między innymi: imię i nazwisko, nazwę pracodawcy, stanowisko osoby kontaktowej, numer telefonu, adres e-mail lub inne służbowe dane kontaktowe.
Dane Użytkowników, którzy polubili profil biznesowy SPOC S.A., dostępny na Facebook pod adresem: https://www.facebook.com/spocpl, czy LinkedIn pod adresem: https://www.linkedin.com/company/spoc-servicenow-elite-partner/ przetwarzane będą w celu administrowania i zarządzania w/w profilem biznesowym SPOC S.A., komunikowania się z Użytkownikami, w tym udzielania odpowiedzi na zadawane pytania, wchodzenia w interakcje, informowania o organizowanych wydarzeniach, ciekawych informacjach, usługach i produktach oferowanych przez Administratora, tworzenia społeczności na Facebook. W związku z tym SPOC S.A., jako Administrator w/w profilów biznesowych, może generować anonimowe dane statystyczne dotyczące osób odwiedzających strony za pomocą funkcji udostępnianych przez Facebook, czy LinkedIn. Podstawą przetwarzania danych jest zgoda. Użytkownik dobrowolnie decyduje się na polubienie/obserwowanie/wchodzenie w interakcje na profilu/stronie/grupie w danym portalu społecznościowym. Zasady panujące w profilu biznesowym SPOC S.A. na Facebook/LinkedIn ustalane są przez Administratora, jednakże zasady przebywania w portalu społecznościowym Facebook wynikają z regulaminów firmy Facebook (Współadministratora), a w przypadku LinkedIn z regulaminów firmy LinkedIn. W każdej chwili mogą Państwo przestać obserwować, a nawet zablokować profil Administratora stworzony na Facebook/LinkedIn. Z uwagi na specyfikę wykorzystywanych przez Administratora platform wyłącznie skorzystanie z opcji „zablokuj użytkownika” spowoduje, że nie będą wyświetlane Państwu żadne treści tworzone przez Administratora. W pozostałym zakresie treści dostępne na danej platformie społecznościowej mają charakter powszechny. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Administrator przetwarza ogólnodostępne dane osobowe, takie jak np. imię, nazwisko czy informacje ogólne, które umieszczane są na profilach Użytkowników i dostępne publiczne. Przetwarzanie pozostałych danych osobowych dokonywane jest przez portal społecznościowy Facebook/LinkedIn na warunkach zawartych w jego regulaminach. W żadnym wypadku dane osób, które polubiły profil biznesowy SPOC S.A. na Facebook/LinkedIn nie zostaną wykorzystane w innym celu niż ten, dla którego zostały przekazane. Dane osobowe mogą być przekazywane poza teren Polski, Unii Europejskiej oraz Europejski Obszar Gospodarczy w zakresie funkcjonowania niniejszych portali społecznościowych.
Ponadto, Administrator wskazuje, iż dane z Facebook gromadzone są dzięki plikom cookies, z których każdy zawiera niepowtarzalny kod użytkownika (są one aktywne przez dwa lata i zapisywane przez Facebooka na twardym dysku komputera lub na każdym innym nośniku osób odwiedzających profil). Kod użytkownika, który można powiązać z danymi połączenia Użytkowników zarejestrowanych na Facebooku, zostaje pobrany i przetworzony w chwili otwarcia profilu biznesowego. Mimo, iż są to dane anonimowe, SPOC S.A. może zwrócić się do Facebooka o ich przetworzenie w zakresie:
– danych demograficznych (m. in. tendencji w zakresie wieku, płci, stanu cywilnego i statusu zawodowego),
– informacji na temat stylu życia i zainteresowań,
– danych geograficznych, które pozwalają ustalić, gdzie należy przeprowadzić specjalne promocje lub zorganizować wydarzenia, jak najlepiej ukierunkować swą ofertę informacyjną.
Dodatkowe informacje w odniesieniu do korespondencji elektronicznej:
Jeżeli chcą Państwo napisać do nas wiadomość e-mailową, proszę zwrócić uwagę na to, że niezaszyfrowane wiadomości e-mail, które są przesyłane przez Internet, nie są wystarczająco chronione przed nieupoważnionym dostępem osób trzecich.
Dane osób kandydujących do pracy są zbierane dla potrzeb trwających rekrutacji oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy. Spółka może także przetwarzać dane jeżeli kandydat do pracy wyraził zgodę na ich przetwarzanie m.in. dla potrzeb przyszłych rekrutacji.
Dane kandydatów do pracy będą przez nas przetwarzane w czasie trwania rekrutacji oraz maksymalnie trzy lata po jej zakończeniu tzn. do czasu, w którym możliwe jest zgłoszenie ewentualnych roszczeń.
W przypadku gdy przetwarzanie odbywa się w oparciu o zgodę na udział w przyszłych postępowaniach rekrutacyjnych, dane osobowe będą przetwarzane maksymalnie do czasu jej cofnięcia.
Przetwarzanie danych osób odwiedzających stronę internetową prowadzoną przez SPOC S.A., korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną lub wypowiadających się na profilu biznesowym SPOC S.A., w portalach społecznościowych opiera się na różnych podstawach prawnych przetwarzania w zależności od kategorii danych osobowych, które przetwarzamy i celu przetwarzania. Dane osobowe osób odwiedzających nasze strony internetowe przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub na podstawie zgody w przypadku, gdy o wyrażenie takiej zgody zwróciliśmy się do osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane osób, które wypełniają formularz internetowy/kontaktowy przetwarzamy, ponieważ jest to niezbędne dla celu wykonania umowy lub podjęcia działań zmierzających do zawarcia tej umowy ,na żądanie osoby podającej swoje dane (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora jakim jest udzielenie odpowiedzi na zadane pytanie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osób odwiedzających nasz fanpage przetwarzane są zgodnie z zasadami korzystania z portalu Facebook, na podstawie zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Przetwarzanie danych osobowych osób kontaktujących się z SPOC S.A.
W celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi usług, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy odbywa się w oparciu o zgodę wyrażoną przez użytkownika kierującego powyższą prośbę do SPOC S.A. (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub w celu wykonania umowy (realizacji żądania) zgłoszonego przez daną osobę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dostarczone dane możemy przetwarzać również na podstawie usprawiedliwionego celu administratora danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych będących potencjalnymi klientami opiera się na:
a) usprawiedliwionym interesie spółki SPOC S.A. jako administratora danych (zwłaszcza w zakresie tworzenia bazy danych, marketingu bezpośrednim produktów własnych); (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
b) zgody (w tym w szczególności zgody na e-mail marketing lub telemarketing); (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
SPOC S.A. przetwarza dane osobowe oraz przechowuje je przez czas uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych. Informujemy, że SPOC S.A. przetwarza dane osobowe na podstawie:
W przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy wynosi maksymalnie 6 lat.
Dane osobowe przekazujemy innym podmiotom na podstawie wymogów przepisów prawa lub w związku z realizacją celu, dla którego zostały nam one przekazane. Jednocześnie deklarujemy, że korzystamy jedynie z usług podmiotów sprawdzonych, znanych na rynku lokalnym i dających gwarancje bezpieczeństwa danych. Umowy, w ramach których powierzamy przetwarzanie danych osobowych, zawierają zapisy na temat wymaganych przez nas środków ochrony, zapewniających poufności, integralność i dostępność przekazywanych danych.
Możemy przekazywać dane osobowe firmom lub innym, godnym zaufania, partnerom biznesowym, którzy świadczą usługi w imieniu Spółki oraz podmiotom, z którymi współpracujemy. Ponadto, dane mogą być przekazywane dostawcom takich usług jak usługi windykacyjne, podatkowe, prawne, księgowe. Dane osobowe są przekazywane tym podmiotom i innym osobom trzecim tylko jeśli jest to niezbędne, aby wykonać usługi, których osoby, których dane dotyczą zażądali lub które autoryzowali, aby chronić prawa, własność lub bezpieczeństwo lub jeżeli Spółka jest do tego zobowiązana na podstawie obowiązujących ustaw, przepisów sądowych lub przepisów pozostałych urzędów lub jeżeli ujawnienie danych osobowych jest w inny sposób konieczne do wsparcia ustaleń prawnych lub karnoprawnych lub procesu sądowego.
Ponadto, dostęp do danych osobowych będzie przysługiwał upoważnionym pracownikom spółki.
Prawa osób fizycznych względem przetwarzania danych osobowych obejmują:
a) Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych;
b) Prawo do poprawiania danych;
c) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych;
d) Prawo do żądania usunięcia danych;
e) Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych.
Z praw, o których mowa powyżej skorzystać można poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail gdpr@spoc.eu lub listownie na adres: SPOC S.A., ul. Szyperska 14, Poznań 61-754.
Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a SPOC S.A. jako ich administrator odpowiada za realizację tych praw, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Pragniemy również poinformować, że każda z osób fizycznych ma prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych. W przypadku danych osobowych w oparciu o prawnie uzasadniony cel, osoba fizyczna posiada prawo wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Jeżeli skorzysta z tego prawa, Spółka zaprzestanie przetwarzania danych w tym celu, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów osoby fizycznej, jej praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo do sprzeciwu można zgłaszać na adres e-mail: gdpr@spoc.eu lub listownie na adres: SPOC S.A., ul. Szyperska 14, Poznań 60-754.
Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych. Obecna wersja (wersja pierwsza) została przyjęta 30.07.2021.