Efektywne procesy HR dzięki wdrożeniu ServiceNow

Skontaktuj się

Lider outsourcingu rekrutacji

Alexander Mann Solutions (AMS) jest firmą zajmującą się pozyskiwaniem i zarządzaniem talentami, świadczącą usługi dla 100 największych organizacji w ponad 90 krajach. Od 1996 roku firma znacznie się rozrosła, zatrudniając ponad 4000 pracowników i działając w 40 różnych językach. Głównym celem AMS jest pomoc organizacjom w optymalizacji, budowaniu i reorganizacji ich zasobów ludzkich.

Główne wyzwanie: Zarządzanie procesami HR

Zarządzanie procesami kadrowymi w AMS odbywało się za pomocą Outlooka i trackerów Excela. Ze względu na wiele zdecentralizowanych systemów pracownicy musieli gromadzić dokumenty, co fizycznie obniżało efektywność czasową. Ręczne zarządzanie komunikacją z kandydatami i przechowywanie różnych informacji o kandydatach spowalniało proces. Ponieważ przepływom pracy w dziale kadr brakowało widoczności, kontrola operacyjna nie była wystarczająca.

Przebieg wdrożenia ServiceNow

Skoncentrowaliśmy się na trzech obszarach pracy AMS: planowaniu spotkań, zarządzaniu procesami HR oraz platformie komunikacyjnej. W przypadku planowania spotkań skupiliśmy się na odzwierciedleniu rzeczywistej dostępności uczestników, poprawnych danych odbiorców, pomiarze SLA oraz systemie śledzenia wielu kandydatów. W tym celu wspólnie z AMS opracowaliśmy platformę z dostępem 24/7 i przyjaznym wyglądem na urządzeniach mobilnych. Rezerwowanie spotkań stało się łatwe, dzięki tablicy dostępności uczestników, opcji samodzielnego planowania spotkań zarówno dla kandydatów, jak i ankieterów, a także konfigurowalnym powiadomieniom i przypomnieniom. Nowa platforma umożliwia konfigurowalne raportowanie w czasie rzeczywistym, pulpit administratora oraz raportowanie SLA.

W procesie HR rozwiązanie ServiceNow Platform, nazwane wewnętrznie OMBRA, podnosi jakość i efektywność procesów ofertowania i onboardingu. Aplikacja zwiększa zaangażowanie i dostęp do informacji dla wszystkich interesariuszy. Jest ona zintegrowana z RPA, który pobiera szczegóły oferty z systemu śledzenia kandydatów (ATS) i wykonuje dodatkowe obliczenia. Nowa wielokanałowa platforma komunikacyjna oparta na ServiceNow rozwiązała problemy związane z szybkością, optymalizacją i efektywną komunikacją. Stworzyła jedną, kompletną platformę integrującą różne systemy, która obejmuje przepływy pracy i system biletowy. Jest ona zbudowana na wydzielonej domenowo instancji ServiceNow, z własną, logicznie odseparowaną bazą danych dla każdego klienta, co skutkuje:

  • usprawnieniem procesów,
  • bezpieczeństwem klientów, dzięki segregacji danych,
  • szczegółowym i konfigurowalnym raportowaniem w czasie rzeczywistym,
  • automatycznym rejestrowaniem zgłoszeń w systemie ServiceNow,
  • możliwością dodawania informacji na dowolnej stronie klienta/wybranym profilu w mediach społecznościowych,
  • przyjaznym i intuicyjnym wyglądem portalu dla użytkownika.

Perspektywa SPOC’a

Skalowalność i dalsza ekspansja: Dzięki wdrożeniu przez SPOC, AMS może teraz efektywnie zarządzać procesami HR i szybko reagować na zmieniające się potrzeby. To umożliwia dalszą ekspansję i utrzymanie wysokiej jakości obsługi pracowników.
Optymalizacja procesów biznesowych: Nowe moduły ServiceNow pozwalają AMS optymalizować wiele procesów biznesowych, co zwiększa efektywność operacyjną i redukuje koszty związane z obsługą HR.

at SPOC

Rozwój technologiczny i innowacje: AMS będzie mogło korzystać z najnowszych technologii oferowanych przez ServiceNow, co pozwoli na wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań wspierających rozwój biznesu.
Zwiększenie satysfakcji pracowników: Poprawa zarządzania procesami HR oraz lepsza dostępność informacji wpłynie pozytywnie na satysfakcję pracowników. Szybsze rozwiązywanie problemów kadrowych poprawi doświadczenia pracowników, a łatwiejszy dostęp do narzędzi ułatwi wykonywanie obowiązków.

at SPOC

Korzyści z wdrożenia ServiceNow w AMS

Wdrożenie narzędzia AMS Helpdesk zaowocowało wieloma usprawnieniami i nowymi funkcjonalnościami. Skoncentrowaliśmy się na rozwoju dedykowanego elementu chatbota oraz modernizacji portalu użytkownika. Celem było zaoferowanie użytkownikom końcowym AMS automatyzacji oraz atrakcyjnego interfejsu, który zapewnia płynną i przyjazną dla użytkownika podróż przez wszystkie etapy procesu. Korzyści dotyczą trzech strategicznych sektorów: planowania spotkań, usprawniania procesów HR oraz platformy komunikacyjnej.

Korzyści

Skuteczne zarządzanie dużą ilością zadań obarczonych wysokim priorytetem

Ułatwiony dostęp do informacji dla wszystkich interesariuszy

Skrócony czas przestojów

Standaryzacja procesów ofertowania i on-boardingu pracowników

Usprawnienia w zarządzaniu obciążeniem pracą i dyspozycyjnością

Możliwość dalszej automatyzacji i rozwoju procesów oraz dodawania nowych narzędzi

Dostępność różnych narzędzi komunikacyjnych w obrębie jednej platformy

Osobna baza danych dla każdego regionu

Łatwy dostęp do niezbędnych informacji

Co powiedział klient?

Naszym celem było zautomatyzowanie usług helpdesku i zintegrowanie różnych technologii – w obu tych kluczowych aspektach nasza platforma komunikacyjna oparta na ServiceNow naprawdę odpowiada naszym potrzebom!

Anita Antosz

Product Manager w AMS

OMBRA to zintegrowane rozwiązanie, wdrażane wraz z SPOC, które podnosi jakość i efektywność procesów ofertowania i onboardingu, a jednocześnie zwiększa zaangażowanie i dostęp do informacji wszystkich stron włączonych w ten proces.

Joanna Rutkowska

Senior Product Manager w AMS

Dzięki zespołowi SPOC zdecydowaliśmy się nie korzystać z gotowych na rynku produktów, ale zainwestować w dostosowany do potrzeb interfejs chatbota i mechanizm czatu na żywo. Zespół SPOC jest w stanie poradzić sobie z wieloma wyzwaniami, które stawiamy im na co dzień i opanował postawę „can-do” w obliczu niemożliwego.

Katarzyna Pleti

Manager w AMS