Transformacja oparta na danych: wyższa efektywność kancelarii prawnej dzięki pomocy ServiceNow

Skontaktuj się

Międzynarodowa kancelaria prawna

Nasz klient to brytyjska międzynarodowa kancelaria prawna z siedzibą w Londynie. Założona w 1838 roku, jest członkiem „Magic Circle”, elitarnego kręgu londyńskich kancelarii prawnych. W ramach gruntownej transformacji, nasz klient wprowadził Secretarial Services, nowatorskie podejście do zarządzania zadaniami sekretarskimi w różnych grupach praktyk. Zrywając z konwencjonalnym modelem przypisywania asystentów do poszczególnych adwokatów, nasz klient przyjął ujednolicone podejście w celu usprawnienia operacji i zwiększenia efektywności realizacji zadań.

Główne wyzwania

Podczas drogi do doskonalenia, kancelaria prawna borykała się z kilkoma kluczowymi wyzwaniami: Nierówne obciążenie pracy: wprowadzenie równowagi w dystrybucji zadań pomiędzy asystentami, jednocześnie utrzymanie dynamicznej reakcji na bieżące zapotrzebowanie. Brak przejrzystości i analizy wkładu pracy: odkrywanie wysiłku włożonego przez każdego asystneta w różne zadania, ułatwiające podejmowanie świadomych decyzji w celu optymalizacji produktywności. Wykorzystanie opinii adwokatów: tworzenie kanału do przekazywania wartościowych opinii od adwokatów, wspomagając ciągłe zwiększanie jakości usług. Niedoinformowane decyzje: transformacja danych w źródło praktycznych wglądów, które napędzają strategiczne i świadome podejmowanie decyzji przez firmę.

Rozwiązanie

Kancelaria prawna wykorzystała moc ServiceNow, solidnej platformy dla przedsiębiorstw, aby bezproblemowo zintegrować ich Secretarial Services. 

  1. Dystrybucja zadań: dzięki wykorzystaniu ServiceNow, możliwe stało się śledzenie zadań w czasie rzeczywistym, oferujące dynamiczny wgląd do objętości zadań w ciągu dnia pracy. Diagramy trendów rzucają światło na wzorce zadań, umożliwiając precyzyjną koordynację asystentów w różnych strefach czasowych i lokalizacjach, skutecznie równoważąc obciążenie pracą.
  2. Ocena wydajności: ServiceNow uwidocznił pracę włożoną przez każdego asystenta. Mając te dane, zarząd mógł dostarczać spersonalizowane informacje zwrotne, identyfikować luki w umiejętnościach i oferować ukierunkowane szkolenia w celu zwiększenia indywidualnej i zbiorowej wydajności.
  3. Ekosystem opinii: dzięki intuicyjnemu interfejsowi ServiceNow, zbieranie cennych opinii od adwokatów na temat jakości usług stało się uporządkowanym procesem. Ten cykl informacji zwrotnych umożliwił firmie ciągłe doskonalenie i podnoszenie jakości swoich usług.
  4. Podejmowanie decyzji oparte na danych: ServiceNow przekształcił surowe dane w praktyczne raporty, oferując cenne wglądy w operacje sekretarskie. Uzbrojeni w te informacje, liderzy firmy podejmowali świadome i strategiczne decyzje w celu optymalizacji operacji.

Perspektywa SPOC

Marta Piotrowska

W ramach tej transformacyjnej mozaiki, zespoły oraz dane współistnieją w harmonii. Dzięki Secretarial Services, asystenci naszego klienta jednoczą się, oferując lepsze wsparcie dla prawników. Integracja z ServiceNow rozpala paradygmat, w którym dane rozwijają strategiczne decyzję, kształtując dynamiczny podział zadań i zwiększając wydajność. Ten sukces pobudził nasze dążenie do tworzenia spersonalizowanych aplikacji, ciągle doskonaląc skuteczność operacyjną dla naszego zróżnicowanego grona klientów.

Marta Piotrowska

Senior Project Manager at SPOC

Może dla niektórych to brzmi jak przesada, kiedy używa się platformy do zarządzania usługami organizacji do najprostszych procesów biznesowych. Jednak sekret tkwi w wykorzystaniu tych komponentów, które przyniosą wartość bez komplikowania procesu i pozwolą przyspieszyć proces, nie zmieniając zbytnio sposobu pracy. W moich oczach to właśnie zostało osiągnięte w tym projekcie – wprowadzenie nowoczesnej cyfrowej powierzchni, zmniejszenie manualnego wysiłku i włączenie znacznie większej widoczności i śledzenia do procesu obsługi zadań, utrzymując prostotę procesów.

Mirosław Medoń

Chief Technology Officer at SPOC

Senior Project Manager

Chief Technology Officer

Sukcesy i plany na przyszłość

Wdrożenie Secretarial Services, które zostało bezproblemowo zintegrowane z ServiceNow, przyniosło znaczące korzyści dla kancelarii prawnej. Stworzenie spójnego zespołu asystentów drastycznie skróciło czasy realizacji zadań i zwiększyło ich efektywność, co zaowocowało wzrostem wydajności operacyjnej.

Zainspirowana tym sukcesem, firma planuje rozszerzyć to podejście na inne funkcje organizacyjne, napędzając ciągłą efektywność operacyjną. Przez przyjęcie podobnych spersonalizowanych aplikacji, firma zamierza optymalizować różne procesy biznesowe, wprowadzając nową erę zwiększonej wydajności.

 

Korzyści z ServiceNow

Wysoka wydajność operacyjna: spójne podejście, wzmocnione danymi, napędziło szybsze zakończenie zadań, optymalizując wydajność operacyjną firmy

Podniesiona jakość usług: wgląd w prace ułatwił ciągłe doskonalenie, prowadząc do podwyższonej jakości usług, która znalazła odzwierciedlenie w całej organizacji

Strategiczne podejmowanie decyzji: uzbrojona w dane, kierownictwo firmy podjęło świadome decyzje

Zwiększona optymalizacja zasobów: równowaga w dystrybucji zadań ułatwiona przez ServiceNow doprowadziła do optymalizacji zasobów, skutecznie reagując na rzeczywiste wymagania zadania

Profesjonalny rozwój: przejrzystość i analiza wysiłków umożliwiły celowane doskonalenie umiejętności, wzbogacając kwalifikacje i sprzyjając profesjonalnemu rozwojowi

Ulepszenia operacyjne: sukces Secretary Services i integracji z ServiceNow przygotował grunt pod szersze zastosowania, katalizując ciągłe ulepszenia operacyjne